ייבוא נתונים

המדריך הבא מסביר כיצד למלא את טבלת ייבוא הנתונים על מנת להעלות למערכת פרטי לקוחות, תיקים, אנשי קשר, משימות ולבצע שיוך תיקיות מהענן. תהליך זה חוסך את הצורך בהקמה ידנית של כל פריט במערכת. לאחר מילוי הנתונים, ניתן להעלות את הקובץ דרך הגדרות המערכת בייבוא נתונים.

קובץ אקסל להורדה לשם ייבוא נתונים

שלבים למילוי קובץ האקסל
הורידו את פורמט האקסל הנמצא בייבוא הנתונים, שמרו אותו במחשב המקומי ומיחקו את הנתונים שלא רלוונטים לכם מכל הגיליונות. כעת תוכלו למלא את הגיליונות לפי הפירוט הבא:

1. גיליון לקוחות- בגיליון זה מזינים את פרטי הלקוחות.
עמודות חובה למילוי:
name- שם לקוח
entityType– סוג איש הקשר "Person" (אדם פרטי) או "Organization" (חברה).
currency– סוג המטבע של החשבוניות היוצאות ללקוח: ILS/USA/EUR.
clientNumber– מספר לקוח, רלוונטי למילוי רק למי שעובד עם שיטת מספור קלאסי בתיקים.
עמודות בחירה למילוי:
adress– כתובת.
role– תפקיד איש הקשר.
emails– כתובות מייל. ניתן להזין כמה כתובות שונות באמצעות הפרדה בפסיק ",".
phoneNumbers– מספרי טלפון. ניתן להזין כמה מספרים שונים באמצעות הפרדה בפסיק ",".
taxId– תעודת זהות של לקוח או ח.פ של הארגון.
faxNumber– מספר פקס.
assigneesIds– בעמודה זו ניתן להגדיר מי המשתמש/ים מבין כלל המשתמשים השונים שאחראי/ים על הלקוח. נמלא את כתובת המייל שאיתו עורך הדין נכנס למערכת (ניתן לראות את רשימת המשתמשים בהגדרות בלשונית "ניהול משתמשים").
ניתן להזין כמה משתמשים באמצעות באמצעות הפרדה בפסיק (,) אם לא תוזן עמודה זו לא ישויך אחראי ללקוח.

2. גיליון אנשי קשר קשורים- בגיליון זה מזינים אנשי קשר הקשורים ללקוחות שהוזנו בגיליון לקוחות.
עמודות חובה למילוי:
clientName– שם הלקוח (יש להזין במדויק את שם הלקוח כפי שמופיע בגיליון לקוחות ולכן מומלץ להעתיק ולהדביק).
 name– שם איש הקשר הקשור ללקוח.
entityType– סוג איש הקשר "Person" (אדם פרטי) או "Organization"  (חברה).
clientNumber– מספר איש קשר, רלוונטי למילוי רק למי שעובד עם שיטת מספור קלאסי בתיקים (המספר יהיה בהמשך למספר האחרון של עמודת clientNumber מגיליון לקוחות).
עמודות בחירה למילוי:
יתר השדות כפי שמתוארים בהסבר של גיליון לקוחות.

3. גיליון תיקים- בגיליון זה מזינים את התיקים במערכת. לכל תיק ניתן לשייך תיקיית מסמכים מחשבון הענן המחובר.
עמודות חובה למילוי:
name– שם התיק. במידה ותרצו לשייך לתיק תיקייה מהענן, שם התיק שתזינו יהיה בהתאם לשם התיקייה בענן, ולכן חשוב להזין את השם במדויק (מומלץ להעתיק ולהדביק את שם התיקיה מהענן ולא להקליד ידנית ). אם אינכם מעוניינים לשייך תיקייה מהענן, תוכלו להזין כל שם תיק לפי רצונכם.
לפי שיטת המספור שהגדרנו לתיקים (מספור קלאסי/רציף) נבחר למלא אחת מבין 2 העמודות הבאות של מספרי התיקים:
caseNumber– רלוונטי למספור רציף (אם אין לכם מספור קיים, יש להתחיל מ-1 ומעלה). לדוגמה:
תיק 00001 – נכתוב בעמודה זו  1.
תיק 00002 – נכתוב בעמודה זו 2.
תיק 00003 – נכתוב בעמודה זו 3.
casePerClientNumber– רלוונטי למספור קלאסי , לדוגמה:
תיק 40/0- נכתוב בעמודה זו 0.
תיק 40/1 – נכתוב בעמודה זו 1.
תיק 40/2 – נכתוב בעמודה זו 2.
(40 הוא מספר הלקוח, שמילאנו בגיליון לקוחות בעמודת clientNumber).
כל תיק שהוא הראשון ללקוח יהיה 0, השני 1 וכו'…
clientName– שם הלקוח המשויך לתיק (יש להזין במדויק את שם הלקוח כפי שמופיע בגיליון לקוחות, ולכן מומלץ להעתיק ולהדביק על מנת שיתבצע השיוך בין הלקוח לתיק). אין חובה לשייך לקוח לתיק ולכן במקרה כזה אין צורך למלא את שם הלקוח.
אם לתיק נרצה לשייך יותר מלקוח אחד נזין את כל שמות הלקוחות באמצעות הפרדה בפסיק (,).

עמודות בחירה למילוי:
courtCaseNumber– מספר תיק נט המשפט ימולא בפורמט הבא: 12345-01-2020.
caseTypeId– סוג התיק: משרד כללי / עסקת מכר מקרקעין / ליטיגציה וייצוג בהליכים / התחדשות עירונית / ייעוץ משפטי כללי.
אם לא תוזן עמודה זו ברירת המחדל היא "משרד כללי". אין חובה להשתמש בסוגי התיקים המוגדרים וניתן להזין סוגי תיקים חדשים לבחירתכם, סוגי התיקים הללו יתווספו לרשימת סוגי התיקים במערכת שלכם.
statusTypeId– סטטוס התיק: פתוח / סגור / מושהה. אם לא תוזן עמודה זו ברירת המחדל היא סטטוס "פתוח". 
אין חובה להשתמש בסטטוסים המוגדרים וניתן להזין סטטוסים חדשים לבחירתכם, הסטטוסים הללו יתווספו לרשימת סוגי התיקים במערכת שלכם.
pricingTypes– שיטת חיוב: מחיר קבוע מראש / שעתי / שעתי עם תקרה / ריטיינר חודשי / אחוזי זכייה / פרו בונו.
ניתן לבחור כמה שיטות חיוב באמצעות הפרדה בפסיק (,). אם לא תוזן עמודה זו ברירת המחדל היא "מחיר קבוע מראש".
assigneesIds– כפי שמתואר בהסבר של גיליון לקוחות.

4. גיליון אנשי קשר לתיקים- בגיליון זה מזינים אנשי קשר שאינם לקוחות אלא מוגדרים כצדדים אחרים וקשורים לתיקים.
עמודות חובה למילוי:
caseName– שם התיק. (נזין את שם התיק בדיוק כפי שמופיע בגיליון התיקים על מנת שיתבצע השיוך בין איש הקשר לתיק).
name– שם איש הקשר.
עמודות בחירה למילוי:
caseContactTypeId– סוג איש הקשר: אחר / צד שכנגד / צד שלישי / עו"ד של צד שכנגד. אם לא תוזן עמודה זו ברירת המחדל היא "צד שכנגד".
clientNumber– מספר איש קשר, רלוונטי למילוי רק למי שעובד עם שיטת מספור קלאסי בתיקים (המספר יהיה בהמשך למספר האחרון של עמודת clientNumber מגיליון לקוחות).
יתר השדות כפי שמתוארים בהסבר של גיליון לקוחות.

5. גיליון משימות- בגיליון זה מזינים משימות לתיקים.
עמודות חובה למילוי:
caseName– שם התיק (נזין את שם התיק בדיוק כפי שמופיע בגיליון התיקים על מנת שיתבצע השיוך בין המשימה לתיק).
name– שם המשימה.
priorityStatus– עדיפות: Low / Medium / High.
assigneesIds– כפי שהוסבר בגיליון לקוחות.
עמודות בחירה למילוי:
deadline– תאריך דדליין ימולא בפורמט הבא: 12/12/2025.
description– הערות / תיאור המשימה.

6. הערות בכרונולוגיה- בגיליון זה מזינים הערות שיישמרו תחת כרונולוגית תיק/משימה/לקוח.
עמודות חובה למילוי:
ItemType- סוג האובייקט אליו נרצה לשייך את ההערה, יש לבחור בין:  תיק/משימה/איש קשר.
itemName- שם האובייקט, לכאן נעתיק את שם התיק/משימה/איש קשר.
note- כאן נזיז את מלל ההערה.
date- תאריך ההערה.
hour- שעת ההערה.
userId- המשתמש המשויך להערה 

7. אנשי קשר כלליים- אנשי קשר שאינם מקושרים ללקוחות/תיקים.
נמלא גיליון זה כמו שאר אנשי הקשר.