איך אפשר לעזור?
ניהול מחלקות
מחלקות מאפשרות לארגן את התיקים והמשתמשים לפי מבנה המשרד (לדוגמה: ליטיגציה, נוטריון, מקרקעין). לכל מחלקה משייכים משתמשים, וקובעים אילו התראות מנט המשפט יקבלו חבריה על התיקים של המחלקה.
שלב 1: הפעלת מחלקות
בהגדרות, בלשונית "הגדרות ארגון", הפעילו את המתג "ארגון תיקים ומשתמשים לפי מחלקות" (1).
שלב 2: יצירת מחלקות ושיוך משתמשים
בהגדרות, בלשונית "הגדרות מנהל" ← "מחלקות":
- הזינו "שם מחלקה", בחרו צבע באייקון הפלטה ולחצו "+ הוסף מחלקה" (2). ניתן ליצור עד 20 מחלקות.
- בכפתור הפלוס בשורת המחלקה בחרו את המשתמשים השייכים אליה (3). ניתן לשייך משתמש ליותר ממחלקה אחת.
- בשדה "התראות נט המשפט" (4) בחרו על אילו מסמכים חדשים בתיקי המחלקה יקבלו חבריה התראה: "החלטות" (ברירת המחדל), "כל המסמכים" או "ללא התראות על מסמכים".
שלב 3: שיוך מחלקה לתיק
בטופס התיק, תחת "צוות", בחרו את המחלקה בשדה "מחלקות". ייפתח החלון "חברי המחלקה" עם 2 אפשרויות:
- "כן, צרף אותם" – כל חברי המחלקה יצורפו לתיק כמשתמשים משויכים. מתאים כאשר כל חברי המחלקה עובדים על התיק.
- "לא, רק המחלקה" – התיק ישויך למחלקה בלבד, וחברי המחלקה יקבלו התראות נט המשפט בהתאם להגדרת המחלקה.
לתשומת לב:
- משתמשים המשויכים לתיק באופן ישיר מקבלים התראה על כל המסמכים החדשים בתיק, ללא קשר להגדרת המחלקה.
- תיק פרטי גלוי רק למשתמשים ולמחלקות המשויכים אליו.
- במסך "ניהול משתמשים" ניתן לראות את המחלקות של כל משתמש.