איך אפשר לעזור?
יצירת מקדמה
במערכת הניהול ניתן לנהל מקדמות המשולמות על ידי הלקוח מראש עבור עבודה עתידית. המקדמה מאפשרת לעקוב אחר סכום ששולם מראש ולחייב מתוכה באופן הגדרתי בהתאם לפעולות המבוצעות בתיק (שעות לחיוב/אבני הדרך/הוצאות).
כיצד ליצור מקדמה
- יש להכנס בכרטיסיית הנהלת חשבונות להכנסות ולבחור בטבלת "יתרות לחיוב".
- בעמודת מקדמות, יש ללחוץ על כפתור שלוש הנקודות ולבחור באפשרות "מקדמה חדשה".
- ייפתח טופס חשבון עסקה. נמלא את שורות החיוב (הסכום).
- לאחר מילוי הפרטים יש ללחוץ על "צור מקדמה". המערכת תפיק חשבון עסקה ללקוח ותרשום את המקדמה.
לאחר יצירת המקדמה
- לאחר יצירת המקדמה, בעמודת מקדמות יוצג סכום המקדמה הכולל בסוגריים (כלומר כמינוס). סימון זה מציג את הסכום ששולם מראש ושניתן להשתמש בו לצורך חיוב העבודה בתיק.
- אם לפני יצירת המקדמה כבר קיימים בתיק פריטים לחיוב (כגון שעות לחיוב/הוצאות/אבני דרך), הסכום בעמודת סה״כ לחיוב יתעדכן בהתאם.
דוגמה: אם סכום הפריטים לחיוב הוא 300 ₪, ונוצרה מקדמה בסך 1,000 ₪,
היתרה לחיוב תעמוד על 700 ₪.
שיוך פריטים למקדמה
- לאחר יצירת המקדמה, כל פריט חדש לחיוב בתיק (שעה לחיוב/משימה/הוצאה) ישויך באופן אוטומטי למקדמה, עד לניצול הסכום שהוגדר במקדמה.
- פריט ישויך למקדמה אם סכומו קטן מיתרת המקדמה או שווה לה. פריט שסכומו גבוה מהיתרה לא ישויך.
- אם לפני יצירת המקדמה כבר קיימים בתיק פריטים לחיוב ניתן לשייך גם אותם למקדמה דרך שלוש הנקודות ליד המקדמה > עריכת מקדמה (אפשר גם להסיר).
מעקב אחר ניצול המקדמה
- במסך עריכת מקדמה ניתן לראות בכל רגע:
1. סכום המקדמה הכולל.
2. הסכום שכבר נוצל.
3. היתרה שנותרה לניצול. - בנוסף, ניתן להפיק דוח פעילות של המקדמה דרך "דו"ח פעילות" בתפריט שלוש הנקודות של המקדמה.
- אפשר גם לעקוב בטבלאות המערכת אחר פריטים לחיוב שכללנו במקדמה. בעמודה "דרישת תשלום" יוצג לפריטים שכוסו הסטטוס "נשלחה לתשלום במקדמה".
דוגמא לדוח פעילות מקדמה
המקדמה היא ברמת הלקוח (לכל תיקי הלקוח). ניתן לסגור מקדמה ("סגירת מקדמה") כך שפריטים חדשים לא ישויכו אליה, ולפתוח אותה מחדש בהמשך. במסך המקדמה יש גם מחשבון "כמה שעות היתרה מכסה?".